Εύρεση χώρου συναντήσεων

Σχεδιάζετε μια ειδική εκδήλωση;

Σχεδιάζετε μια ειδική εκδήλωση όπως ένα μίτινγκ πωλήσεων,έναν έρανο συγκέντρωσης χρημάτων για φιλανθρωπικούς σκοπούς, ένα δείπνο απομονομής βραβείων, ένα επίσημο γεύμα με δώρα για μια μέλλουσα νύφη ή μαμά, μια επίδειξη μόδας, μια εμπορική έκθεση, μια έκθεση σταδιοδρομίας, ένα πάρτι διακοπών ή κάποια άλλη επίσημη εκδήλωση που να απαιτεί χώρο συναντήσεων ή συνεστιάσεων; Η διαδικτυακή μας πύλη για χώρους συναντήσεων θα σας επιτρέψει να συνδεθείτε με πάνω από 50.000 ξενοδοχεία και χώρους εκδηλώσεων ώστε να βρείτε την ιδανική τοποθεσία για την ειδική εκδήλωση και τον προϋπολογισμό σας. Απλώς συμπληρώστε τη σύντομη φόρμα με τις ανάγκες σας και οι χώροι εκδηλώσεων θα σας αποστείλουν τις προσφορές τους για μια επιτυχημένη διεξαγωγή της εκδήλωσής σας στην εκάστοτε τοποθεσία. Τα προηγμένα φίλτρα είναι πολύ χρήσιμα και σας επιτρέπουν την ταξινόμηση βάσει της τιμής ή της διαβάθμισης αστέρων. Η λειτουργία «Χάρτης ξενοδοχείων» εμφανίζει το ξενοδοχείο, το χώρο και τις τιμές πάνω σε ένα χάρτη.

Ενοικιάσεις χώρων συναντήσεων

Το κόστος ενοικίασης μιας αίθουσας συναντήσεων ή ενός χώρου επίσημων εκδηλώσεων είναι μια χρέωση για τη χρήση του χώρου για μια χρονική περίοδο. Ορισμένες εγκαταστάσεις μπορεί να μειώσουν το κόστος ενοικίασης ή και να μη το χρεώσουν καθόλου, ανάλογα με το ύψος της κατανάλωσης φαγητού και ποτών, τις απαιτούμενες οπτικοακουστικές υπηρεσίες ή τις εγγυήσεις για τα δωμάτια των καλεσμένων. Οι χρόνοι σας για την «εγκατάσταση» και την «απεγκατάσταση» (δηλαδή πόσες ώρες θα χρειαστείτε πριν και μετά την εκδήλωση για να διαρρυθμίσετε το χώρο και κατόπιν να τον επαναφέρετε στην αρχική του κατάσταση) μπορούν να επηρεάζουν επίσης τις χρεώσεις για το χώρο επίσημων εκδηλώσεων. Αν η εκδήλωσή σας θα διαρκέσει πάνω από μία ημέρα και ο χώρος χρειάζεται να παραμείνει στημένος ή αν έχετε κάνει «Κράτηση 24 ωρών» (και η εγκατάσταση δεν μπορεί να δώσει το χώρο για μια άλλη εκδήλωση όσο η δική σας είναι σε αναμονή), αυτό είναι ένας άλλος παράγοντας που μπορεί να επηρεάσει το κόστος ενοικίασης της αίθουσας συναντήσεων.

Φόροι και τέλη

Το κόστος ενοικίασης αίθουσας συναντήσεων, τα τρόφιμα και τα ποτά, τα οπτικοακουστικά μέσα και τα δωμάτια των καλεσμένων, όλα τους υπόκεινται συνήθως σε φόρους και τέλη. Το κόστος ενοικίασης χώρου συναντήσεων είναι συχνά φορολογητέο, ενώ συχνά ισχύουν χρεώσεις σέρβις που σχετίζονται με τους εργαζόμενους οι οποίοι φροντίζουν για τη διαρρύθμιση του χώρου σύμφωνα με τις απαιτήσεις του πελάτη. Σε μια εκδήλωση με επίσημο γεύμα, οι τιμές του μενού συχνά αναφέρονται ως «συν συν», δηλαδή η τιμή είναι ένα ποσό Χ ανά άτομο, συν το φόρο, συν το σέρβις. Η χρέωση σέρβις στα τρόφιμα και τα ποτά προορίζεται για την πληρωμή των ατόμων που θα σερβίρουν τους καλεσμένους σας. Οι χρεώσεις οπτικοακουστικών μέσων είναι φορολογητέες και επίσης περιλαμβάνουν έξοδα παροχής υπηρεσιών για το στήσιμο και την επίβλεψη από τους τεχνικούς του συγκεκριμένου μέρους της εκδήλωσης (αν χρειάζεστε οπτικοακουστικά μέσα). Αν φέρετε το δικό σας οπτικοακουστικό εξοπλισμό, μπορεί να υπάρχουν τέλη σύνδεσης (αυτό μπορεί να αποτελέσει αντικείμενο διαπραγμάτευσης ορισμένες φορές, ανάλογα με την εγκατάσταση). Αν σχεδιάζετε μια εμπορική έκθεση, μπορεί να υπάρχουν χρεώσεις για τα περίπτερα, ειδικά όταν χρησιμοποιείτε περίπτερα με τραπέζια, αφού η εγκατάσταση θα παρέχει τραπέζια και τραπεζομάντιλα. Τα δωμάτια των καλεσμένων αποτελούν αντικείμενο φορολόγησης και ορισμένες φορές υπόκεινται σε φόρους αποτίμησης τουριστικής δραστηριότητας και άλλα τέλη. Μπορεί να υπάρχουν πρόσθετες δαπάνες για συμπληρωματικές υπηρεσίες όπως την πρόσβαση στο Internet έως την πρόσβαση σε κέντρο γυμναστικής. Ορισμένα ξενοδοχεία μπορεί να έχουν καθιερώσει ένα «τέλος θερέτρου» το οποίο χρεώνεται επιπλέον σε κάθε δωμάτιο που κλείνετε, είτε χρησιμοποιούνται οι υπηρεσίες που αντιστοιχούν σε αυτήν τη χρέωση είτε όχι. Το τέλος αυτό μπορεί να είναι ή να μην είναι διαπραγματεύσιμο. Επίσης, φροντίστε να είστε ενήμεροι για τυχόν χρεώσεις για το χώρο στάθμευσης, αν υπάρχει η δυνατότητα στάθμευσης με ή χωρίς παρκαδόρο ή μόνο μία από τις δύο επιλογές και αν θα ισχύσουν τυχόν εκπτώσεις για το γκρουπ ή την εκδήλωσή σας.

Η παραπάνω περιγραφή εξόδων, φόρων, χρεώσεων και τελών αποτελεί μια γενική περίληψη ορισμένων βασικών στοιχείων για τα οποία θα πρέπει να μεριμνήσουν οι υπεύθυνοι σχεδίασης εκδηλώσεων, αλλά σε καμία περίπτωση δεν πρόκειται για μια εξαντλητική λίστα. Ορισμένες από τις χρεώσεις ίσως να μην ισχύουν για την εκδήλωσή σας, ανάλογα με τις δραστηριότητές σας και την τοποθεσία, ενώ μπορεί να υπάρχουν άλλες χρεώσεις που δεν αναφέρονται εδώ. Κάθε ξενοδοχείο και κάθε χώρος εκδηλώσεων διαφέρει και οι τιμές είναι μοναδικές για κάθε τοποθεσία και εκδήλωση. Μην παραλείπετε να ρωτάτε κάθε χώρο εκδηλώσεων για τη συνολική τιμή και ζητάτε από τον αρμόδιο επικοινωνίας να αναφέρει όλους τους φόρους, τα τέλη και τις χρεώσεις σέρβις, ώστε να μην υπάρξουν εκπλήξεις. Αυτό θα διευκολύνει και τη σύγκριση των προσφορών. Ορισμένοι χώροι εκδηλώσεων μπορεί να έχουν αρκετές «υπηρεσίες προστιθέμενης αξίας»(όπως δωρεάν Internet, απουσία τελών διοργάνωσης έκθεσης κλπ.) οι οποίες θα μπορούσαν να οδηγήσουν σε σημαντική εξοικονόμηση χρημάτων ή να είναι πράγματα που δεν θα επηρεάσουν την εκδήλωσή σας ή το τελικό αποτέλεσμα. Ο καλύτερος τρόπος για να πάρετε μια ενημερωμένη απόφαση είναι η διαφάνεια στο κόστος της εκδήλωσης και ο καλύτερος τρόπος για να το επιτύχετε είναι να ζητήσετε από τον εκάστοτε αρμόδιο επικοινωνίας να σας γνωστοποιήσει τα πάντα εκ των προτέρων.